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部署や拠点を越えたコミュニケーション促進にはビンゴ?!社内のコミュニケーション促進を担うあなたへ

こんにちは!
アイキューブドシステムズの三好です。

突然ですが、みなさんの職場では、部署や拠点の異なる社員同士で活発なコミュニケーションがとれていますか?

今回は、様々な要因から部署や拠点を隔てた社員同士のコミュニケーションに課題を感じ、その課題を解決すべく奮闘されている方の参考になれば良いなと思い、当社が取り組むコミュニケーション促進の施策についてご紹介します!


コミュニケーション促進に取り組む背景

コロナ禍以降、対面でコミュニケーションを取る機会が制限されたことで、コミュニケーション不足を原因とした様々な課題に悩まされている組織は少なくないのではないでしょうか。

当社も例外でなく、特に部署や拠点の異なる社員同士のコミュニケーションが不足し、「他部署のことが良く分からず、連携して業務を進めづらい」、「同僚に気軽に相談しづらい」などの声を聞くことがあり、社員が働きやすい環境を整える上で課題となっていました。

そこで、私が所属する広報や人材採用を担当するコーポレート・コミュニケーション室が中心となり、社員が働きやすい環境となるよう、社内のコミュニケーション促進に取り組んでいます。

これまでに実施した施策例

当社では、社内のコミュニケーション活性化のための取り組みを積極的に行っています。
ここからはその施策の一例をご紹介します。

①季節を感じるオフィスイベントの開催

2024年3月末現在、フルリモートワークで働く社員以外は、週に1度オフィスに出社する機会があります。
そこで、社員がオフィスに出社した際に、他部署の社員と気軽に話せるようなきっかけを作りたい!と、社員みんなで楽しめるような季節のイベントを開催しています。

例えば、昨年12月には約1ヵ月間、クリスマス企画を実施しました。
このクリスマス企画では、オフィスにクリスマスの装飾を施し、ちょっぴり気分が上がるようなお菓子やコーヒーを用意しました。また、クリスマスツリーに飾るカードには、各自の欲しいものを書いてもらいました。その結果、出社した社員同士で他の人が書いたカードを見合ったり、欲しいものから同僚の人柄が垣間見れたりと、同じ日に出社した社員同士が会話するきっかけや、同僚のことを知るきっかけをつくることができました。

オフィスイベントについては、下記の記事でも詳しく説明しているので、ぜひご覧ください。

②全社イベント開催時に社員参加型の企画を実施

当社では四半期に1度の頻度で社員総会を実施していて、そのうち2回はオフラインでの開催です。
社員が対面で集まるこの機会を最大限活用しようと、コミュニケーションを促進するための細かな工夫を盛り込んでいます。

例えば、昨年8月に開催した社員総会では、社員の性格や人柄を知ることができる「アンケートコーナー」や、何かの仲間を募集する「メンバー募集掲示板」のコーナーを会場内に設け、実際に社員に回答してもらいました。

用意したのは模造紙などの文房具だけという低予算な企画ではあるものの、同僚の意外な一面を知る機会になり、社員も楽しんで参加してくれました。

社員総会での取り組みについては、下記の記事でも詳しく説明しているので、ぜひご覧ください。

③社内報のリニューアル、ラジオコンテンツなどの新しい企画に挑戦

月に1度の頻度で全社員に配信している「社内報」をリニューアルしました。
従来はメルマガ形式で社員に送っていたものを、いつでも気軽にアクセスできるようポータルサイトでの公開に変更し、社員からのコメントを書き込めるようにしました。

また、最近では写真と文字だけで構成するのではなく、社内報ラジオとして、音声で伝えるコーナーも追加し、社員が毎月楽しみになるような社内報づくりに挑戦しています。

ラジオ内の企画として、社員からラジオネームを可として「お便り」を募集し、それを放送中に紹介しています。これにより、全社員が部署や社歴などに関係なく、気軽にコミュニケーションできる場ができつつあります。
また、ラジオパーソナリティを担当する社員は月替わりなので、パーソナリティとなった社員の意外な一面を知る機会になっていて、コミュニケーション促進の施策として可能性を感じています。

期待以上の効果があった施策は「社員ビンゴ」

最近新しく実施した施策で、期待以上に社内のコミュニケーション促進に繋がったものがありました。
それが、本記事のタイトルにもある、「社員ビンゴ」という社員参加型の企画です。

「社員ビンゴとは?」

「犬を飼っている人」や「コーヒーが好きな人」などの、特定の条件が記載されたビンゴカードをもとに、その条件に該当する社員に話しかけカードにサインをもらい、縦・横・ななめのいずれかの一列をサインで埋めてビンゴを目指す企画です。

当社では、今年の2月に開催した社員総会の中でこの企画を行い、ビンゴを達成した社員の中から抽選で2名に記念品を贈呈しました。

①準備したこと

社員ビンゴの企画実施にあたり、自分たちでビンゴカードを作成しました。

マス目に記載する条件は、部署や社歴などの違いに関わらず、色々な社員と交流できるような事柄を考え記載しました。また、真ん中には「あなたが話してみたい人」というマスを設け、これまで話したことない同僚にも話しかけるきっかけとなるよう工夫をしました。

準備の裏話にはなりますが、本当は、人によって全然違う条件が記載されたビンゴカードを配布したかったものの、色々な社員との交流が図れるよう、複数人に該当しそうな条件を考えることが大変だったため、記載内容の配置を変えることで、複数パターンのカードを作成しました。

ビンゴカードの一例

②当日の様子

社員総会中に手持ち無沙汰な社員がいたら、このカードを使って他の社員との交流を楽しんでくれたら良いな!という思いでこの企画を行ったのですが、実際にはかなり多くの社員がビンゴカードを持って会場を動き回って交流していました。

いつもは異なる拠点で働く社員同士も、ビンゴカードを使って会話に花を咲かせていました。
「あなたが話してみたい人」という条件で、外国籍の社員同士が交流をしていました。
当社の代表である佐々木にも、沢山の社員が話しかけにきていました。

③企画実施後の反響

社員総会後のアンケートでは以下のような感想があり、こちらの期待以上に、ビンゴが社員同士のコミュニケーション促進に役立ったことがわかりました。

\ 社員からのコメントを抜粋 /

・ビンゴ企画がとっても楽しかったです!
・普段は知ることができない同僚の意外な一面を知れて良かった。
・サインを貰う工程があったことで、他部署の人の名前と顔が一致するようになりました!
・前から話してみたいと思っていた人に話す口実が作れて良かった!

おわりに

当社で取り組むコミュニケーション促進のための取り組みについてご紹介しましたが、いかがでしたか?

私たち自身も、まだまだ手探りで、取り組みすべてが成功しているとは言い難いです。いつも、もっとこういう風にすれば良かった・・・と反省したり、もっと良い施策はないか?と、他社の取り組み事例を見て勉強をさせてもらっています。

まだまだ道半ばではありますが、当社の事例が、同じような課題を抱える方にとって、少しでも参考になれば幸いです。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。


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