こんにちは！
アイキューブドシステムズの三好です！

2023年2月に、第三四半期の社員総会を福岡にて開催しました。

本記事では、社員総会の運営側の目線から、当社の社員総会の様子をご紹介します。ぜひ最後までご覧ください。

アイキューブドシステムズの社員総会とは

当社では、部門を越えた情報共有やコミュニケーションの機会を設けることを目的に、四半期に1度の頻度で社員総会を実施していて、原則として年に2度は全社員が同じ会場に集まり、直接顔を合わせて交流ができるようにしています。

主なプログラムは、経営陣からの業績報告や部門の活動報告、社員表彰などで、場合によっては研修や講演会、グループワークなどです。

運営は、私（三好）が所属しているコーポレート・コミュニケーション室（以下、CC室）という、広報やクリエイティブ、人材採用を担当する部署が担当しており、今回の社員総会は私を含め3名が企画と運営を担当しました。

挑戦をした背景

当社は2022年6月にコーポレートブランドを刷新し、ブランドスローガンとして「挑戦を、楽しもう。」を掲げています。

CC室では、コーポレートブランドを社内の文化として浸透させるというミッションを持っているため、社員総会を文化の浸透に役立てたいと考え、代表の佐々木に提案、相談しました。

すると、佐々木からも、
「社員が挑戦をしてみたい、楽しみたいという気持ちになるよう、『挑戦を、楽しもう。』の浸透を今回の社員総会の一貫したテーマとして設定したい。」
「挑戦をテーマにした表彰やワークを行うなどはどうだろうか？」
といった意見や助言があり、それを受けて具体的な企画を検討しました。

そして、まずは社員が「挑戦っていいな！」と思えるような、
"挑戦を楽しむ"きっかけとなる社員総会を目指すこととし、新しい企画の導入や進行の工夫など、運営としても新たな試みに挑戦するような企画案を何度も佐々木に提案し、フィードバックを受けながら、社員総会のプログラムを確定させました。

新たに挑戦したこと

1.社員総会に一貫性を持たせるテーマを設定

企画にあたって、「テーマ」を2つ設定しました。

「①『挑戦を楽しもう』という意識をつくる」をテーマに設定した理由は、
まずは挑戦を楽しむ「意識」をつくる必要があり、そのきっかけを作りたいと考えたためです。

「②オフラインならではの交流機会をつくる」をテーマに設定した理由は、
今回は、直接顔を合わせて交流ができる久しぶりの機会であったため、社員同士のコミュニケーション促進に寄与したいと考えたためです。

このようにテーマを絞ったことにより、全体の企画に一貫性が見えただけでなく、企画や進行方法の選定で迷ったら、テーマに立ち返って考えることができるため、企画がしやすくなりました。

2.社員公募方式の「挑戦表彰」を実施

「挑戦」に対して前向きな気持ちを持ってもらい、「挑戦を楽しむ」ためのヒントを提供する機会となる企画は何だろうかと議論し、運営側からも佐々木からもアイデアが上がったのが、素晴らしい挑戦をした社員を称える、挑戦表彰です。

当日は、応募のあった候補から経営陣による審査を経て、大賞と特別賞をそれぞれ1名ずつ表彰し、受賞者から挑戦に至るまでの背景や取り組みの詳細などを発表してもらいました。

企画や運営上、いくつかの反省点はあったものの、挑戦表彰という企画自体は社員から好評であったため、今後は企画内容をよりブラッシュアップし、継続して実施しようと考えています。

3.ランチの時間に懇親会を実施

当社では、新型コロナウィルス感染症の流行以降、感染予防の観点から社員総会をすべてオンラインに切り替え、従来は社員総会の後に実施していた飲食を伴う懇親会も実施していなかったことから、懇親会のような社員同士が気軽に交流できる機会が減少していました。

しかし、2023年2月時点では、新型コロナウィルスの感染者数の増加傾向も落ち着き、政府からの行動制限も緩和したことから、「オフラインならではの交流機会をつくる」というテーマにある通り、社員総会に出席したからこその交流機会を作ろうと、昼食の時間を活用し、ランチ懇親会を実施しました。

当日は、色鮮やかな料理が並ぶケータリングを手配し懇親会を実施しましたが、参加した社員からも以下のような感想を貰い、狙い通りの機会を作ることができました。

4.「チャレンジがスゴいネタGP」を実施

今回、新しくプログラムに組み込んだ企画として、挑戦表彰と同じくらい注力した企画が、チャレンジがスゴいネタGPです。

挑戦表彰は当社の公式な表彰であるため、応募の条件をある程度しっかり決めており、また、対象となる挑戦を行った時期を限定していました。
しかし、もっと気軽に「挑戦」を意識してもらい、「挑戦」を身近に感じてもらいたいと思い、議論した結果、お笑い好きの運営メンバーである池田の発案で実現した企画が、チャレンジがスゴいネタGPです。

ちなみに、お気づきの方も多いと思いますが、何を隠そう、某テレビ番組のパロディーです。
パロディーではありますが、単純に「楽しかった」で終わるだけの企画ではなく、自分の発表や同僚の発表を通して、社員ひとりひとりが「挑戦」について考えるきっかけとなるよう狙った企画なのです。

企画中は、参加者から笑いや感嘆の声があがるなど、この日1番の盛り上がりが見られました。
また、総会後のアンケートでも、9割以上の社員が同僚の発表を通じて、ポジティブな影響を受けたと回答しており、「同僚について知る良い機会となった」との声も多く、運営としてかなり満足のいく結果となりました。

5.リアルタイム投票サービスの活用

社員がイスに座って、受動的に話を聞いているだけの社員総会ではなく、社員ひとりひとりが"社員総会に参加している"という実感を得られるような仕組みがあった方が、より交流促進にも繋がるはないかと、スマートフォンを使ったリアルタイム投票サービスを取り入れました。

指定のQRコードを社員のスマートフォンから読み込んでもらうことで、手元のスマートフォンからお題に対しての投票ができるサービスで、上記「チャレンジがスゴいネタGP」の投票で活用することで、社員がその場で投票した回答により勝者が決まる！という、ライブ感のある企画の進行にも役立ちました。

当日の様子

社員総会で撮影した写真をもとに、当日の様子を簡単にご紹介します。

挑戦して良かったこと

新しい企画に挑戦したことで、1つ気づきを得ることができました。

それは、挑戦をする時に、自分以外の誰か（何か）と協力すると、より良い挑戦ができるということです。今回の社員総会も、運営の3人や、代表の佐々木とも何度も議論を重ね、"挑戦を楽しむ"きっかけとなる社員総会を目指してアイデアを出し合った結果、多くの社員に「楽しかった！」と言ってもらえる社員総会となりました。
一方で、もっと周りに協力を仰ぐべきだったという反省もあります。具体的には、会場の音響や演出など、詳しい人に協力してもらえれば、すぐにクオリティが上がるようなことが、いくつかできなかったからです。

ただ、幅広く協力してもらえる体制を築くことができれば、今回の挑戦を超える、より素晴らしい挑戦に取り組めるような気がしています。

おわりに

今回の記事は、運営側の目線で当社の社員総会について紹介しましたが、運営側だけでなく、参加して盛り上げてくれた社員のみなさんがいたからこそ、「楽しかった！」と言ってもらえるような社員総会にできたと感じています。

今回得た改善点を活かし、次回はもっとパワーアップした社員総会を実施できるよう、引き続き挑戦をしていきたいと思います。

最後までお読みいただき、ありがとうございました！